To Purge Or Not To Purge

Plan Record Retention Requirements

在国税局看来,不存在存太多退休计划文件这种事. Plan sponsors, on the other hand, 可能会发现有必要定期清除不再需要的文档来释放文件存储空间. Where do you draw the line?

The Law

《uedbet苹果客户端》规定,“账簿或记录……必须随时保存,以供授权的国内税收官员或雇员检查。, 只要这些内容在任何国内税收法律的管理中具有重要意义,就必须予以保留.”

Fortunately, 这些文件中的大多数不一定要以硬拷贝的形式保存. Under Department of Labor regulations, 允许以电子形式保存大多数记录, under the following conditions:

  • 记录保存系统有适当的控制以确保其完整性, accuracy, 以电子形式保存的记录的真实性和可靠性,
  • 电子纪录妥善保存,次序合理, in a secure and accessible place, 并以可随时供检查或检查之方式,
  • 电子纪录可轻易转换为清晰的纸张副本,
  • 建立和实施合适的记录管理实践
  • 记录保存系统不受任何会损害个人遵守任何ERISA报告和披露要求的能力的协议或限制.

许多退休计划保荐人利用第三方管理者(“tpa”)提供各种各样的uedbet苹果.. According to the IRS, 在涉及电子记录的uedbet苹果中使用TPA并不能减轻纳税人的负担(i.e.,计划发起人)其法定备案义务和责任. 尽管结构合理的TPAuedbet苹果协议允许对这一职责进行一些委派, remember that ultimately, the responsibility rests with the sponsor.

 

What to Keep

Here’s a list of documents you should keep:

Plan documents. These files include the basic plan document, adoption agreement, amendments (if any), IRS determination letters, summary plan descriptions, summary of material modifications, annuity contracts, board and adopting resolutions, 信托记录,如投资报表和财务报表.

Fiduciary records. 这些记录包括理事机构会议材料,以审查费用和投资, fee disclosures, engagement letters, and TPA / service provider contracts.

Participant records. These files include enrollment forms, beneficiary designation forms, census data, account balances, contributions and earnings, qualified domestic relations orders, compensation data, and participant statements and notices. In addition, 这些文件将包括分发文档, loan records and hardship withdrawal records. (参见侧栏“记录艰苦的取款和贷款”.”)

Annual filings. 请确保保留每年5500表格的副本, 包括所需的时间表和证明文件, summary annual reports, 独立审计师的报告(如果你的计划需要), 捐款分配的记录,并要求每年进行覆盖范围和非歧视测试, 及董事会会议记录或雇主供款金额的类似声明. 还要保存任何决定书申请或类似备案文件的副本(表格5300系列).

计划发起人应在计划终止并分配所有福利后大约6年保留这些记录.

Getting it Right

记录保存似乎是一项艰巨的任务, but it’s better to be safe than sorry. 咨询ERISA律师,以确保完全符合所有适用的联邦记录保留要求.

 

边栏:记录艰苦的取款和贷款

今年早些时候,美国国税局在其网站上明确了其uedbet苹果客户端困难提款和参与者贷款的文件规定. uedbet苹果客户端困难提款,保证人必须保留:

  • 困难申请、审查和批准的文件,
  • 证明该雇员有迫切而沉重的经济需要,
  • 证明根据计划规定和《uedbet苹果客户端》适当分配困难的文件, and
  • 实际分配证明及相关表格1099-R.

According to the IRS, 计划参与人保留自己的艰苦分配记录是不够的. Further, 电子自我认证不足以证明参与者的困难.

保证人必须保留以下有关计划贷款的记录:

  • 贷款申请、审核和批准程序的证据,
  • A fully executed plan loan note,
  • If applicable, 证明贷款收益用于购买或建造主要住宅的文件,
  • Evidence of loan repayments, and
  • 与拖欠贷款有关的催收工作证据及有关的表格1099-R, if applicable.

计划管理人员不允许参与者自行证明他们获得这些贷款的资格.

一些员工福利行业的专业人士声称,这些澄清的说明与现有的规定不一致, 这些指令缺乏真正监管的权威. 直到国税局确认其合法性并回应这些担忧, sponsors should adhere to the guidance, unless advised otherwise by counsel.

© 2015

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